Door de coronacrisis werken veel mensen thuis. Veel werknemers en werkgevers willen afspraken maken om ook na de crisis (deels) thuis te blijven werken. Het kabinet heeft daarvoor per 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag geïntroduceerd. Dit heeft ook gevolgen voor de reiskostenvergoeding.
Extra kosten voor werknemer door thuiswerken compenseren
Veel werkgevers hebben aangegeven dat ook na corona een deel thuiswerken de norm kan worden. Vaak wordt dan het aantal van twee dagen per week genoemd.
Thuiswerken zorgt voor extra kosten voor de werknemer. Bijvoorbeeld voor:
• water- en elektriciteitsverbruik;
• verwarming;
• koffie en thee;
• toiletpapier.
Het kabinet heeft een gerichte vrijstelling ingesteld die het mogelijk maakt een onbelaste vergoeding te geven voor de extra kosten die een werknemer maakt door het thuiswerken.
Deze gerichte vrijstelling komt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van, onder andere, noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbovoorzieningen.
Thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag
De gerichte vrijstelling bedraagt € 2 per thuisgewerkte dag en is gebaseerd op onderzoek verricht door het Nibud. De vrijstelling kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat in geval de werknemer 128 dagen thuiswerkt, de werkgever aan de werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.
Ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze draagt maximaal € 0,19 per kilometer en ook hiervoor geldt de 128-dagenregeling.
De werkgever kan per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding geven. Beide kan niet. Het is wel mogelijk om naast de thuiswerkkostenvergoeding de zakelijke reiskosten niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) te vergoeden.
De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent. De vaste vergoeding hoeft niet te worden aangepast als incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor wordt gewerkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de vaste vergoeding worden aangepast.
Als vaste afspraken niet mogelijk zijn, zal per dag moeten worden bijgehouden of er sprake is van woon-werkverkeer of thuiswerken en de vergoeding op basis daarvan worden berekend.
Uitwerking en voorbeelden
De rijksoverheid heeft sheet gepubliceerd met een aantal rekenvoorbeelden.
Naar aanleiding van een aantal praktische situaties die zijn voorgelegd, heeft de Belastingdienst antwoorden gegeven. We geven hieronder een paar belangrijke vragen en antwoorden weer:
- Wordt bij het bepalen van de gewerkte dagen bij de 128-dagenregeling rekening gehouden met verlof?
Antwoord: Bij de 128-dagenregeling is ermee rekening gehouden dat de werknemer een aantal dagen niet werkt, zoals verlof, ziekte, cursus, enzovoorts. Als de werknemer 128 dagen werkt, mag de werkgever voor de vergoeding uitgaan van 214 dagen.
- Hoe toetst een werkgever of een werknemer thuiswerkt of op kantoor? Bijvoorbeeld als een werknemer ook privé rijdt in een auto van de zaak of een OV-maandkaart heeft.
Antwoord: De werkgever moet toezien op een juiste toepassing van de regeling. Hij zal zijn administratie zo moeten inrichten dat hij dat kan toetsen.
- Een werknemer rijdt in een auto van de zaak en hiervoor geldt de bijtelling. Mag de werkgever per thuiswerkdag € 2 geven en is dit gericht vrijgesteld?
Antwoord: De thuiswerkvergoeding is gericht vrijgesteld, als de werknemer op diezelfde dag de ter beschikking gestelde auto niet gebruikt om te reizen naar een vaste werkplek.